Organizar un evento de empresa puede parecer una tarea sencilla, pero la verdad es que puede acabar siendo un auténtico muermo si no le pones un poco de atención y creatividad.
A mí me ha pasado, y seguro que a ti también, por eso quiero contarte algunas cosas que aprendí para que tu evento no solo se celebre, sino que realmente destaque y que la gente se vaya con ganas de hablar de él.
Piensa en el objetivo del evento
Antes de nada, tienes que tener claro qué quieres conseguir con el evento. No es lo mismo organizar una reunión para presentar un nuevo producto, que un encuentro para motivar al equipo, o un evento para captar clientes. Cada objetivo necesita un enfoque distinto y eso influye en cómo debe ser el ambiente, la agenda, la decoración o el tipo de actividades.
Por ejemplo, si quieres motivar a tu equipo, puedes pensar en dinámicas interactivas que les hagan sentirse parte del proyecto, algo divertido que fomente la conexión. Si es un evento para clientes, lo ideal es que la presentación sea clara, pero también que haya espacio para que puedan hablar contigo, hacer preguntas, sentirse cómodos.
Ten el objetivo claro para ahorrar tiempo y tomar decisiones sobre todo lo demás.
El lugar importa, pero no lo hace todo
Mucha gente piensa que con poner un espacio bonito ya está el evento ganado, y no es verdad. Claro que un lugar agradable ayuda, pero lo realmente importante es que el espacio funcione para lo que necesitas.
- Si tienes que hablar mucho, asegúrate de que haya buena acústica, que todos puedan escuchar bien, que las sillas sean cómodas.
- Si la idea es que la gente se mueva, socialice, un sitio con zonas abiertas y espacios para sentarse en grupos pequeños será mejor que una sala llena de sillas alineadas.
- También piensa en la accesibilidad. Que sea fácil llegar, que haya transporte cercano, que no sea complicado para gente con movilidad reducida. Esto muchas veces se olvida y puede ser un problema.
- Y por supuesto, el sitio tiene que tener todo lo necesario para el catering, si vas a ofrecer comida o bebida. Eso lleva a la siguiente parte, que es clave.
No subestimes el catering: personalízalo de verdad
El catering es un punto súper importante. Yo he ido a eventos donde la comida era tan mala o tan repetida que parecía que no les importaba nada lo que ofrecían a los asistentes.
Lo que aprendí es que un catering personalizado puede cambiar totalmente la experiencia. Y cuando digo personalizado no me refiero solo a poner cosas diferentes, sino a tener en cuenta las intolerancias y las preferencias alimentarias de verdad.
Por ejemplo, cada vez hay más personas que son veganas o vegetarianas, o que tienen alergias como al gluten, a la lactosa, o incluso intolerancias a ciertos frutos secos. Si no ofreces opciones para todos, mucha gente se queda sin comer bien, o peor, se siente excluida. Y eso no es solo un problema para ellos, sino que refleja una falta de cuidado por parte del organizador.
Una forma de hacerlo bien es pedir a los invitados que te indiquen sus necesidades alimentarias cuando confirmen asistencia. Así puedes encargar un catering que realmente se adapte. Hoy en día hay servicios especializados que preparan menús veganos, sin gluten, sin lactosa, con ingredientes orgánicos o ecológicos si quieres darle un toque más saludable.
Justo hablando con La Frolita, una empresa de catering para comuniones en Madrid que conozco, me comentaron algo que me pareció muy útil: “En La Frolita siempre insistimos en que la clave para que un catering funcione es escuchar las necesidades reales de los asistentes. No vale con poner una opción vegana y ya, hay que entender qué tipo de comida prefieren, cuáles son sus alergias y crear un menú que guste y sea variado para todos.”
Además, si el evento es largo, piensa en snacks saludables durante toda la jornada, no solo en la comida principal. Frutas, frutos secos, barras energéticas naturales… Son opciones que ayudan a mantener la energía y son fáciles de comer.
Y otro consejo: no te olvides de las bebidas. Que haya opciones sin alcohol y con poca azúcar, como aguas saborizadas con frutas, zumos naturales o infusiones.
La tecnología puede ser tu aliada, pero sin complicar
Usar la tecnología puede ayudarte a hacer el evento más dinámico. Por ejemplo, puedes usar encuestas en tiempo real donde los asistentes participen con sus móviles y vean los resultados al momento. Hay muchas apps para esto y es bastante fácil.
Otra idea es proyectar vídeos cortos que ilustren lo que estás contando o mostrar testimonios. Pero ojo, que no se convierta en una clase magistral o un teatro de powerpoint. Que la tecnología sirva para conectar, no para desconectar.
Si vas a hacer presentaciones, prepara un guion que mantenga el interés y da espacio para preguntas y para charlar. La gente se cansa de escuchar sin poder participar.
La ambientación y la decoración cuentan
No hace falta gastar una fortuna, pero sí poner atención a los detalles. Una decoración que tenga sentido con la temática del evento o con la imagen de la empresa ayuda a crear ambiente.
Si es un evento formal, busca que la decoración sea elegante pero sencilla. Si quieres algo más informal o creativo, prueba con colores vibrantes, carteles divertidos, zonas con sofás o pufs donde la gente pueda sentarse relajada.
Una cosa que me gusta mucho es incluir plantas o elementos naturales. Dan vida y hacen que el espacio sea más agradable.
También piensa en la iluminación. A veces un cambio en la luz puede transformar el ambiente completamente. No uses una luz blanca y fría todo el tiempo; juega con luces cálidas o luces focales en zonas específicas.
Actividades que fomenten la interacción
Si el evento solo consiste en escuchar a alguien hablar, se vuelve muy aburrido. Por eso, incluir actividades que hagan que la gente se mueva y se conozca puede marcar una gran diferencia.
Puedes organizar dinámicas de grupo, juegos relacionados con la empresa o el tema, o incluso un pequeño taller práctico.
Algo que funciona muy bien es reservar un espacio para networking con alguna actividad ligera, como un concurso, una trivia o incluso una cata de algún producto (vino, café, chocolates…). Esto rompe el hielo y hace que las personas hablen entre ellas.
Cuida los tiempos y el ritmo
Esto lo aprendí a la fuerza: no hagas eventos demasiado largos sin pausas o momentos para desconectar. Si el evento dura varias horas, organiza tiempos para descansar, para tomar algo, para charlar informalmente. Nadie puede estar atento mucho tiempo seguido sin parar.
También ten en cuenta que lo que para ti puede ser importante, para los demás puede no serlo tanto. Evita que las presentaciones sean demasiado técnicas o largas. Mejor dividir en bloques con diferentes actividades.
Prepara un equipo que te apoye
Nunca intentes hacerlo todo solo. Tener un equipo que te ayude, aunque sea pequeño, facilita mucho las cosas.
Por ejemplo, alguien que se encargue de recibir a la gente, otro que controle el catering, alguien que maneje la tecnología, y otro para resolver cualquier problema de última hora.
Si algo falla, tener con quién apoyarte hace que el estrés baje y el evento salga mejor.
Piensa en el impacto sostenible
Si te importa la sostenibilidad, esto también puede ser un plus para tu evento.
Por ejemplo, usar materiales reciclables o reutilizables para la decoración, evitar plásticos de un solo uso en el catering (vasos, platos, cubiertos), y optar por productos locales y de temporada para la comida.
Además, comunicar que te preocupas por el medio ambiente puede ser un valor añadido para los asistentes, que lo van a agradecer.
Después del evento: el seguimiento
Un error que veo mucho es organizar todo y después no hacer nada con lo que pasó. Si quieres que tu evento realmente destaque, el trabajo no termina cuando se acaba.
Envía un agradecimiento a los asistentes, comparte fotos o vídeos, recoge opiniones y comentarios para mejorar la próxima vez. Eso también crea un vínculo con la gente y deja una buena impresión.
Ahora, ya sabes cómo hacer que destaque
Organizar un evento de empresa que destaque no es solo cuestión de tener un buen lugar o un buen presupuesto. Es cuestión de pensar en las personas que van a ir, en sus necesidades y preferencias, en cómo crear un ambiente cómodo y dinámico.
Un catering personalizado, que tenga en cuenta intolerancias y preferencias, es fundamental para que nadie se sienta excluido. La tecnología y las actividades interactivas mantienen el interés y evitan que el evento se vuelva aburrido. La decoración y la ambientación marcan el tono, y un buen equipo y un buen ritmo ayudan a que todo fluya.
Si logras juntar todo eso, no solo harás que tu evento destaque, sino que también harás que la gente quiera volver a tus próximos encuentros y que hablen bien de ti.
Y tú, ¿qué ideas añadirías para que un evento de empresa no sea un muermo?
