Conseguir ahorrar papel en la oficina es una cuestión ética y medioambiental, más que económica aunque también ayuda en este sector. Si en todas las casas y oficinas se cuidase seguro que el medioambiente nos lo agradecería. Por ello, os voy a contar algunas medidas fáciles para conseguir ahorrar papel:
- Por supuesto, evitar su uso siempre que sea posible, por ejemplo, los correos siempre que no sea necesario no se imprimen, guardando los documentos siempre en formato digital, compartiendo información de manera electrónica en lugar de crear copias de cada documento para cada persona en papel, utilizando la Intranet de la empresa, el teléfono, con los correos electrónicos e incluso las redes sociales.
- Uso siempre en la medida de lo posible de papel reciclado, además en muchas ocasiones nos olvidamos de que el papel tiene dos caras y lo tiramos desaprovechando la mitad de su utilidad.
- Nunca imprimir documentos innecesarios y siempre que sea posible cuando son muy grandes reducir su tamaño. Por ejemplo las presentaciones en Power Point se pueden reducir y en lugar de ocupar 30 páginas no llegarían ni a la mitad.
- Estaría bien crear normas internas para el fomento del reciclaje en la empresa, como podría ser imprimir siempre que se pueda reutilizando papel o bien, usando papel reciclado y a doble cara como decíamos anteriormente.
- Asimismo, antes de imprimir, habría que comprobar los posibles fallos y mejoras del documento para evitarnos tener que imprimir varias veces el mismo archivo por fallos tecnológicos. Ahora la informática permite evitar este tipo de errores innecesarios, por ejemplo se puede utilizar en Word la opción vista previa para ver si va a salir como realmente queremos.
- Tener un lugar en el que colocar el papel que ya hemos utilizado por una cara para que se vuelva a poner en la impresora. También sería bueno tener un lugar en el colocar el papel inservible para su reciclado y que posteriormente fuese enviado al contenedor correspondiente.
- El fax cada día se utiliza menos, apuesta por los correos electrónicos siempre y cuando sea posible.
Internet como alternativa al papel
Los abogados son uno de los trabajos en los que más papel tienen que utilizar, tienen que presentar informes, leer actas de sumario… Siempre están trabajando en formato en papel porque pasan horas con papeleo ya que si tuviesen que leer esos documentos larguísimos en el ordenador dañarían su vista.
Hace unos años si teníamos que realizar cualquier tipo de trámite administrativo o legal acudíamos a nuestro experto de confianza nos lo explicaba y por si nos quedaba alguna duda nos entregaba un papel con todo lo que teníamos que presentar o las formas de hacer los trámites. Ahora los tiempos han cambiado y un ejemplo de ello es la empresa Trámites Fáciles Santander que en su página web tienen varias noticias y vídeos que explican cómo se desarrollan varios procesos, como por ejemplo cómo se solicita la nacionalidad española.
En Trámites Fáciles Santander Abogados & Asesores se configura como un despacho multidisciplinar, que comprende un servicio de asesoría contable fiscal y laboral para empresas y autónomos, gestoría administrativa, y servicio jurídico formado por abogados pertenecientes al Ilustre Colegio de Abogados de Cantabria. Más de diez años de experiencia nos avalan, ofreciendo todos nuestros servicios con una atención personalizada y a medida de cada cliente.
